Sovelluksen tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

MOJM – omistaja: Oliver Terp
Heinrich-Lübke-Str. 16, 42579 Heiligenhaus, Saksa
Sähköposti: kontakt@mojm.de

2. Tärkeimmät asiat ensin

warfta on sovellus, joka toimii Macillanne. MOJM ei ylläpidä omaa palvelinta warftaa varten. Viestinne, kalenterinne, tehtävänne, yhteystietonne ja kirjautumistietonne tallennetaan Macillenne, ja niitä siirretään vain Macinne ja tilienne palveluntarjoajien välillä – tehtäviä myös Applelle (iCloud) vain, jos kytkette synkronoinnin päälle (kohta 9). MOJM ei saa näistä mitään – ei sisältöjä, osoitteita, tilitietoja eikä käyttötilastoja.

3. Tiedot Macillanne

• Viestit ja kansiot: Otsaketiedot, sisällöt ja hakuhakemisto ovat tietokannassa sovelluksen suojatussa säiliössä. Liitteet ladataan vasta tarvittaessa ja tallennetaan enintään 512 Mt:n välimuistiin.
• Luonnokset ja lähtevät: Luonnokset tallennetaan paikallisesti ja synkronoidaan tilinne luonnoskansion kanssa. Piilokopion (Bcc) vastaanottajat pysyvät tällöin Macilla.
• Tapahtumat: Niiden tilien kalenterit ja tapahtumat, joiden kalenterin kytkette päälle, ovat samassa tietokannassa. Jos kytkette tilin kalenterin pois päältä, warfta poistaa sen kalenteritiedot Macilta.
• Tehtävät: Tehtävät, projektit, alueet ja tunnisteet ovat samassa tietokannassa. Jos linkitätte tehtävän viestiin, warfta tallentaa siihen viittauksen, joka muodostuu Message-ID:stä ja tilin osoitteesta.
• Kirjautumistiedot: Salasanat ja kirjautumistunnukset – myös CalDAV-kalenterin salasana – ovat Macin avainnipussa ilman iCloud-synkronointia.
• Asetukset: esimerkiksi tilien värit, allekirjoitukset, luotetut lähettäjät ja tilien kuvat.
• Spotlight: Jotta macOS:n haku löytäisi ne, warfta välittää järjestelmän Spotlight-hakemistoon uusimpien 5 000 viestin aiheen, lähettäjän ja esikatselun (ilman roskapostia, roskakoria ja luonnoksia) sekä avoimet tehtävät (otsikko, muistiinpano, projekti, määräaika) ja käynnissä olevat projektit (otsikko, muistiinpano). Viestien osalta tämä on oletuksena päällä, ja sen voi kytkeä pois asetuksista kohdasta ”Datenschutz” (Tietosuoja); viestit poistuvat tällöin hakemistosta. Tehtävät ja projektit voi rajata pois macOS:n Spotlight-asetuksissa.
• Widget, pikakomennot ja Siri: ”Heute”-widgetiä (Tänään) varten warfta kirjoittaa päivän tehtävät ja tapahtumat (otsikot, ajat, määräajat) sovelluksen ja widgetin yhteiseen kansioon Macilla. Pikakomentojen ja Sirin kautta warfta antaa pyydettäessä päivän tehtävät, seuraavat tapahtumat ja lukemattomien viestien määrän.
• Ilmoitukset: Muistutukset tehtävistä ja tapahtumista warfta ajoittaa macOS:n paikallisina ilmoituksina. Tehtävän muistiinpano näkyy niissä vain, jos kytkette sen päälle.
• Luomanne tiedostot: Tehtävien varmuuskopiot (.warftabackup), tallennetut viestit (.eml) ja viedyt postilaatikot (.mbox) warfta kirjoittaa vain valitsemiinne sijainteihin. Tehtävien päivittäinen varmuuskopiointi on aluksi pois päältä; päälle kytkettynä se tallentaa kerran päivässä tiedoston, jossa ovat kaikki tehtävät, projektit ja alueet, valittuun kansioon ja säilyttää viimeiset 14. Jos kansio on esimerkiksi iCloud Drivessa, sen synkronoi kyseinen palvelu, ei warfta.

Jos poistatte tilin warftasta, sovellus poistaa siihen liittyvät paikalliset tiedot. Palveluntarjoajallanne olevat viestit säilyvät ennallaan.

4. Sovelluksen muodostamat yhteydet

• Sähköposti- ja kalenteripalveluihinne – Googleen, Microsoftiin, Appleen (iCloud) tai antamaanne IMAP-/SMTP-palvelimeen sekä IMAP-tilin kalenteria varten CalDAV-palvelimeen (iCloud, Fastmail, mailbox.org, Posteo tai vahvistamanne osoite). Niiden suorittamaan käsittelyyn sovelletaan kunkin palveluntarjoajan tietosuojaehtoja.
• Tapahtumat ja kutsut: Jos luotte, muutatte tai poistatte tapahtuman, jolla on osallistujia, Googlella ja Microsoftilla palveluntarjoaja lähettää kutsun tai viestin näille henkilöille. Pyynnöstänne palveluntarjoaja luo samalla verkkokokouksen (Google Meet tai Microsoft Teams). Jos vastaatte kutsuun IMAP-tilillä, warfta lähettää vastauksen viestinä lähtevän postin palvelimenne kautta kutsun lähettäjälle.
• Kansio ”Später” (Myöhemmin): Kun siirrätte viestin myöhemmäksi, warfta luo postilaatikkoonne palveluntarjoajan luona kansion tai tunnisteen ”Später” (jos nimi on jo olemassa: ”Später (warfta)”) ja siirtää viestin sinne.
• Kirjautuminen Googleen ja Microsoftiin tapahtuu järjestelmän kirjautumisikkunassa suoraan palveluntarjoajalla. warfta ei näe salasanaanne.
• Ulkoiset kuvat viesteissä warfta lataa vasta luvallanne. Latauksen yhteydessä kuvan toimittava palvelin saa tietoonsa IP-osoitteenne.
• Lähettäjien logot (BIMI ja favicon) warfta lataa vain, jos kytkette toiminnon päälle. Tällöin kyseisen yrityksen palvelin saa tietoonsa IP-osoitteenne.
• Työtovereiden profiilikuvat Google Workspacen tai Microsoft 365:n hakemistosta warfta lataa vain, jos kytkette toiminnon päälle kyseiselle tilille.

warfta ei sisällä analytiikka-, mainonta- tai seurantapalveluja eikä lähetä käyttö- tai kaatumisraportteja MOJMille.

5. Google-tilien tiedot

Kun yhdistätte Google-tilin, warfta saa käyttöoikeuden seuraaviin alueisiin. Tietoja käsitellään yksinomaan Macillanne, jotta voimme tarjota Teille kyseisen toiminnon sovelluksessa.

• Gmailin lukeminen, lähettäminen, järjestäminen ja poistaminen (gmail.modify),
• sähköpostiosoitteenne, nimenne ja profiilikuvanne, jota warfta näyttää tilin kuvana (openid, email, profile),
• valinnaisesti, vasta kun kytkette tilin kalenterin päälle: kalentereiden ja tapahtumien näyttäminen, tapahtumien luominen, muuttaminen ja poistaminen, osallistujien kutsuminen, Google Meet -kokousten luominen ja kutsuihin vastaaminen (calendar.events) sekä kalenteriluettelonne lukeminen nimineen ja väreineen (calendar.calendarlist.readonly),
• valinnaisesti, jos kytkette sen päälle, organisaationne hakemisto profiilikuvia varten (directory.readonly).

warftan Googlen rajapinnoista saamien tietojen käyttö ja siirto muihin sovelluksiin noudattaa Googlen API-palvelujen käyttäjätietoja koskevaa käytäntöä, mukaan lukien rajoitettua käyttöä koskevat vaatimukset.

Tarkemmin: warfta ei siirrä Googlen käyttäjätietoja MOJMille tai kolmansille osapuolille, ei käytä niitä mainontaan, ei myy niitä eikä käytä niitä tekoälymallien kouluttamiseen. Kukaan ei lue näitä tietoja – paitsi Te itse.

Voitte peruuttaa käyttöoikeuden milloin tahansa poistamalla tilin warftasta tai perumalla luvan osoitteessa myaccount.google.com/permissions.

6. Microsoft-tilien tiedot

Microsoft 365:n ja Outlook.comin kanssa warfta käyttää Microsoft Graphia käyttöoikeuksilla Mail.ReadWrite, Mail.Send, User.Read (osoitteenne ja profiilikuvanne), openid, profile, email ja offline_access. Valinnaisesti lisäksi: User.ReadBasic.All työtovereiden profiilikuvia varten, jos kytkette sen päälle, ja Calendars.ReadWrite vasta, kun kytkette tilin kalenterin päälle – tapahtumien näyttämiseen, luomiseen, muuttamiseen ja poistamiseen, osallistujien kutsumiseen, Microsoft Teams -kokousten luomiseen ja kutsuihin vastaamiseen. Myös näitä tietoja käsitellään vain Macillanne, eikä niitä siirretä MOJMille. Käyttöoikeuden voitte peruuttaa osoitteessa account.microsoft.com.

7. Apple Intelligence

Tiivistelmiin ja vastausehdotuksiin warfta käyttää Applen kielimallia, joka toimii Macillanne. Viestien sisältöä ei tätä varten siirretä Applelle, MOJMille tai kolmansille osapuolille, eikä warfta tallenna sitä. Roskapostikansion viestejä ei käsitellä. Toiminnon voi kytkeä pois päältä asetuksista.

8. Yhteystiedot

warfta käyttää macOS:n yhteystietoja vain, jos sallitte sen – lähettäjien kuviin ja osoite-ehdotuksiin. Tiedot pysyvät Macillanne.

9. Tehtävien synkronointi iCloudin kautta

warfta voi synkronoida tehtävänne laitteidenne välillä yksityisen iCloud-tietokantanne (CloudKit) kautta. Nykyisessä versiossa tämä toiminto ei ole vielä käytössä; se tulee tulevassa versiossa ja on silloin aktiivinen vain, jos kytkette sen päälle asetuksista tehtävien kohdasta. Päälle kytkettynä warfta siirtää tehtävänne, projektinne, alueenne ja tunnisteenne iCloud-tilinne yksityiseen tietokantaan; viesteistä vain Message-ID:stä ja tilin osoitteesta muodostuvan viittauksen, ei sisältöä. Jotta muut laitteenne saavat tiedon muutoksista, warfta käyttää tällöin Applen ilmoituspalvelua (push). iCloudin tarjoaja on Apple; siellä tapahtuvaan käsittelyyn sovelletaan Applen tietosuojaehtoja. MOJM ei saa näitä tietoja.

10. Oikeutenne

Koska MOJM ei saa sovelluksen kautta Teistä henkilötietoja, useimmat tiedot ovat yksinomaan Teidän ja sähköpostipalveluntarjoajanne hallussa. Tämä ei vaikuta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15–21 artiklan mukaisiin oikeuksiinne MOJMiin nähden; kirjoittakaa niitä koskien osoitteeseen kontakt@mojm.de. Toimivaltainen valvontaviranomainen on Nordrhein-Westfalenin osavaltion tietosuoja- ja tiedonvapausvaltuutettu (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen).