Handbuch · warfta 1.0

Aufgaben

Eine Aufgabenliste neben Mail und Kalender: was heute dran ist, was warten kann und was aus deinen Mails folgt.

Stand: 11. Oktober 2026

Die Listen

⌘3 öffnet die Aufgaben. Links stehen die festen Listen, mit der Tastatur über ⌃⌘1 bis ⌃⌘8:

Eingang: Alles, was du schnell notierst, bevor du entscheidest, wohin es gehört.
Heute: Was heute dran ist, mit deinen Terminen des Tages und den markierten Mails.
Geplant: Aufgaben mit einem Tag in der Zukunft, nach Datum.
Jederzeit: Alles, was du angehen kannst, sobald Zeit ist.
Irgendwann: Ideen und Vorhaben ohne Eile.
Logbuch: Erledigtes und Abgebrochenes.
Papierkorb: Gelöschte Aufgaben, bis du ihn leerst.
Rückblick: Der Wochenrückblick, siehe unten.

Heute

„Heute“ zeigt oben die Termine des Tages, dann Überfällig, die Aufgaben für Heute und für Heute Abend, und zuletzt deine Markierten Mails. Überfälliges schiebst du mit Verschieben auf einmal weiter. Über der Liste filterst du nach Tags.

Eine Aufgabe anlegen und bearbeiten

⌘N oder Aufgabe oben links legt eine Aufgabe in der gerade gezeigten Liste an; Aufgabe hinzufügen unter einer Gruppe legt sie genau dort an. Ein Doppelklick öffnet eine Aufgabe als Karte mit Notizen, Checkliste, Wann, Frist, Tags und Priorität.

Die aufgeklappte Aufgabe „Präsentation Messe vorbereiten“ in der Liste Heute mit Notizen, einer Checkliste aus Folien und erledigten Handzetteln und den Marken Heute und P3. — Eine aufgeklappte Aufgabe mit Checkliste.

Was	Kürzel
Wann … (Tag wählen)	`⌘S`
Heute · Heute Abend	`⌘T` · `⌘E`
Jederzeit · Irgendwann	`⌘R` · `⌘O`
Frist …	`⇧⌘D`
Tags …	`⇧⌘T`
Checkliste	`⇧⌘C`
Verschieben … (in eine andere Liste)	`⇧⌘M`
Duplizieren	`⌘D`
Nach oben · Nach unten	`⌘↑` · `⌘↓`
Erledigt · Abbrechen	`⌘K` · `⌥⌘K`

Wann und Frist sind zweierlei: Wann ist der Tag, an dem du dich darum kümmern willst — dann steht die Aufgabe in „Heute“. Die Frist ist der Tag, an dem sie fertig sein muss.
Priorität 1 bis 4 setzt du im Kontextmenü der Aufgabe, auch mit den Tasten 1 bis 4.
Erinnerung: warfta schickt eine Mitteilung, aus der du die Aufgabe gleich erledigst oder mit Morgen erinnern verschiebst.
Wiederholen: täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich.

Bereiche und Projekte

Mit Neue Liste unten in der Seitenleiste legst du ein Neues Projekt oder einen Neuen Bereich an. Bereiche wie „Arbeit“ und „Privat“ ordnen deine Projekte. Ein Projekt hat eine Farbe, Notizen, eine Frist und Überschriften (⇧⌘N), die es in Abschnitte teilt. Oben rechts schaltest du zwischen Als Liste und Als Board um. Ist alles getan, schließt du das Projekt ab.

Das Projekt „Messe Hamburg“ als Board mit Notiz und Frist, den Spalten „Vorbereitung“ mit zwei Aufgaben und „Vor Ort“ mit einer Aufgabe. — Ein Projekt als Board, die Überschriften werden zu Spalten.

Schnellerfassung aus jeder App

Mit ⌃⌥⌘Leertaste öffnest du von überall ein kleines Fenster, in dem du eine Aufgabe oder einen Termin notierst — ⌘1 für Aufgabe, ⌘2 für Termin, ↩ legt an, esc schließt. warfta versteht dabei ein paar Wörter:

„morgen“ setzt das Wann,
„bis Fr“ setzt die Frist,
@Tag vergibt einen Tag, #Projekt legt die Aufgabe ins Projekt,
„Fr 14–15 Uhr“ wird bei einem Termin zur Zeit.

Das Fenster der Schnellerfassung über der Liste Heute mit dem Text „Angebot Süd prüfen bis Fr @Büro“; darunter erkennt warfta Titel, Frist Freitag, Tag Büro und Ziel Eingang. — Die Schnellerfassung zeigt, was sie aus dem Text macht.

Das Kürzel änderst du in den Einstellungen unter Aufgaben; dort schaltest du die Schnellerfassung auch ab.

Aufgaben aus Mails

Nachricht → Aufgabe aus Mail … (⌥⌘T) öffnet ein kleines Blatt mit dem Betreff als Titel; erkennt warfta im Text ein Datum, schlägt es eine Fälligkeit vor. ↩ legt die Aufgabe an, Anlegen und archivieren (⌘↩) räumt die Mail zugleich aus dem Posteingang. Mit Ganzes Gespräch zeigt die Aufgabe alle Mails des Gesprächs, auch spätere Antworten.
Warten auf Antwort (⌥⇧⌘T) an einer gesendeten Mail legt eine Aufgabe in „Jederzeit“ an, mit dem Tag „Warten“ und dem Empfänger — so vergisst du nicht nachzufassen.
Die Mail bleibt an der Aufgabe hängen: In der Karte stehen die Verknüpften Mails, ein Klick öffnet sie. Mit Mit Aufgabe oder Termin verknüpfen … (⌥⌘L) hängst du eine Mail an eine bestehende Aufgabe.
Mails, die du markierst, erscheinen in „Heute“ unter „Markierte Mails“.
Auch Links aus Apple Mail kannst du auf die Aufgabenliste ziehen.

Wochenrückblick

Rückblick führt dich Schritt für Schritt durch die Woche: den Eingang leeren, markierte Mails durchgehen, Termine der letzten sieben und der nächsten vierzehn Tage ansehen, bei „Warten“ nachfassen, Projekte durchsehen und „Irgendwann“ prüfen.

Sichern und wiederherstellen

Ablage → Aufgaben sichern … schreibt alle Aufgaben, Projekte und Bereiche in eine Datei, Aufgaben wiederherstellen … holt sie zurück. In den Einstellungen unter Aufgaben schaltest du Aufgaben täglich sichern ein und wählst einen Ordner; warfta behält dort die letzten 14 Sicherungen.

Abgleich über iCloud In Entwicklung

Der Abgleich deiner Aufgaben zwischen mehreren Macs über iCloud ist in Entwicklung. Bis dahin liegen deine Aufgaben auf dem Mac, auf dem du sie anlegst — mit der Sicherung oben nimmst du sie mit.